Šiuolaikiniam verslui reikalingi šiuolaikiniai sprendimai, o apskaitos programos buhalteriams tapo neatsiejama verslo ekosistemos dalimi. 2025-ieji metai atneša naujus iššūkius ir galimybes buhalterinės apskaitos srityje, todėl verta atidžiai įvertinti, kokiomis funkcijomis turi pasižymėti moderni apskaitos sistema. Šiame straipsnyje aptarsime penkias esmines funkcijas, kurias privalo turėti kiekviena buhalteriams skirta programa, norint išlikti konkurencingai ir efektyviai šiuolaikiniame verslo pasaulyje.
1. Išmani banko integracija ir automatizuotas suderinimas
Laikas, kai buhalteriai rankiniu būdu įvedinėjo banko operacijas į apskaitos sistemą, jau seniai praeityje. 2025 metais kiekviena rimta apskaitos programa privalo turėti pažangią banko integraciją, kuri ne tik automatiškai importuoja operacijas, bet ir atlieka išmanų jų suderinimą.
Šiuolaikinė banko integracija turi apimti:
- Daugiabankiškumą – galimybę vienu metu integruotis su visais įmonės naudojamais bankais.
- Išmanų kategorizavimą – sistema, paremta dirbtinio intelekto algoritmais, automatiškai priskiria operacijas tinkamoms buhalterinėms sąskaitoms pagal ankstesnius veiksmus ir operacijų pobūdį.
- Operacijų suderinimą realiu laiku – programa iš karto identifikuoja neatitikimus tarp bankų išrašų ir apskaitos duomenų.
- Momentinių mokėjimų apskaitą – sistema turi būti pritaikyta vis populiarėjantiems momentiniams mokėjimams, užtikrinant jų teisingą atvaizdavimą apskaitoje.
Pagalvokite, kiek laiko sutaupote, kai sistema automatiškai atpažįsta pasikartojančius mokėjimus, pavyzdžiui, mėnesines nuomos įmokas, ir priskiria jas teisingoms išlaidų kategorijoms. Moderniose sistemose buhalteris tik peržiūri pasiūlytus priskyrimus ir patvirtina juos, o tai sumažina darbo laiką iki kelių minučių per dieną.
2. Išplėstiniai mokesčių valdymo įrankiai
Mokesčių apskaičiavimas ir ataskaitų pateikimas išlieka viena svarbiausių buhalterio užduočių, todėl 2025 metais apskaitos programos turi pasiūlyti išplėstinius mokesčių valdymo įrankius.
Pagrindinės funkcijos, kurios privalo būti:
- Automatinis PVM skaičiavimas – sistema ne tik automatiškai apskaičiuoja PVM, bet ir atpažįsta skirtingas PVM normas bei specialius atvejus.
- Tarptautinių mokesčių valdymas – programa turi būti pritaikyta tarptautiniam verslui, įskaitant skirtingų šalių mokesčių taisyklių laikymąsi.
- Mokesčių ataskaitų generavimas vienu paspaudimu – sistema turėtų automatiškai sugeneruoti visas reikalingas mokesčių ataskaitas, paruoštas pateikimui mokesčių institucijoms.
- Mokesčių pakeitimų sekimas – programa automatiškai atsinaujina, kai keičiasi mokesčių tarifai ar taisyklės, užtikrindama, kad apskaita visada atitiktų naujausius teisės aktus.
Įsivaizduokite, kaip paprasta tampa PVM deklaracijos pateikimas, kai sistema automatiškai sugeneruoja ją pagal įvestus duomenis, pažymi galimas neatitikimų rizikos vietas ir leidžia elektroniniu būdu pateikti deklaraciją tiesiogiai iš programos, taip išvengiant duomenų perkėlimo klaidų.
3. Dokumentų valdymas su dirbtinio intelekto elementais
Sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų tvarkymas visada buvo viena iš laiko reikalaujančių buhalterio užduočių. Modernios apskaitos programos privalo pasiūlyti išmanaus dokumentų valdymo sprendimus.
Esminės funkcijos apima:
- Optinį simbolių atpažinimą (OCR) – galimybę nuskaityti popierinius dokumentus ir automatiškai perkelti jų duomenis į sistemą.
- Sąskaitų importavimą iš el. pašto – sistema automatiškai atpažįsta el. laiškų priedus, kurie yra sąskaitos faktūros, ir importuoja juos į sistemą.
- Išmaniąją duomenų ekstrakciją – programa naudoja dirbtinį intelektą, kad ištrauktų visus reikalingus duomenis iš sąskaitų faktūrų, įskaitant tiekėjo duomenis, datas, sumas ir PVM.
- Dokumentų susiejimą – sistema automatiškai susieja susijusius dokumentus, pavyzdžiui, sąskaitą faktūrą su mokėjimo nurodymu ir prekių gavimo dokumentu.
Pagalvokite apie efektyvumą, kai visus tiekėjo sąskaitas sistema automatiškai importuoja, atpažįsta jose esančius duomenis ir sukuria operacijos įrašą apskaitos sistemoje. Buhalteriui belieka patikrinti duomenis ir patvirtinti operaciją, taip sumažinant duomenų įvedimo klaidų riziką ir sutaupant vertingo laiko.
4. Darbo užmokesčio valdymas su teisės aktų atitikimu
Darbo užmokesčio apskaita tampa vis sudėtingesnė, ypač atsižvelgiant į nuolat besikeičiančius darbo įstatymus ir mokesčių taisykles. Moderni apskaitos programa turi pasiūlyti kompleksinį darbo užmokesčio valdymo sprendimą.
Pagrindinės funkcijos:
- Automatinis atlyginimų skaičiavimas – sistema apskaičiuoja atlyginimus, įskaitant visus priedus, premijas ir išskaitymus.
- Darbo laiko valdymas – integracija su darbo laiko apskaitos sistemomis, leidžianti automatiškai apskaičiuoti atlyginimus pagal faktiškai dirbtą laiką.
- Teisės aktų atitikimas – programa automatiškai atsinaujina, kai keičiasi darbo kodeksas ar mokesčių taisyklės, užtikrinant visišką atitikimą teisės aktams.
- Darbuotojų savitarna – darbuotojams prieinamas portalas, kur jie gali peržiūrėti savo algalapius, prašyti atostogų ir atnaujinti asmeninius duomenis.
Įsivaizduokite, kaip supaprastėja darbo užmokesčio procesas, kai sistema ne tik apskaičiuoja atlyginimus, bet ir sugeneruoja visus reikalingus dokumentus, įskaitant algalapius, banko pavedimų sąrašus ir ataskaitas valstybinėms institucijoms, taip pat automatiškai atlieka buhalterinių įrašų formavimą.
5. Analitika ir prognozavimas realiu laiku
Buhalterio vaidmuo evoliucionuoja nuo duomenų tvarkytojo iki verslo patarėjo, todėl modernios apskaitos programos turi suteikti pažangius analitikos ir prognozavimo įrankius.
Esminės funkcijos:
- Interaktyvios ataskaitų lentos (dashboards) – vizualiai patrauklios ir informatyvios ataskaitų lentos, rodančios pagrindinius verslo rodiklius realiu laiku.
- Scenarijų modeliavimas – galimybė modeliuoti skirtingus verslo scenarijus ir matyti jų finansinį poveikį.
- Pinigų srautų prognozavimas – sistema analizuoja istorinius duomenis ir numato būsimus pinigų srautus, padėdama išvengti likvidumo problemų.
- Nuokrypių analizė – automatinis neįprastų operacijų ar tendencijų identifikavimas, kuris gali padėti aptikti klaidas ar sukčiavimo atvejus.
Pagalvokite, kaip vertinga yra galimybė vienu žvilgsniu matyti, kaip keičiasi įmonės finansinė būklė, kokios tendencijos vyrauja ir kokių veiksmų reikėtų imtis, norint pagerinti rezultatus. Tokia analitika leidžia buhalteriui tapti strateginiu verslo patarėju, o ne tik skaičių tvarkytoju.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar mažoms įmonėms tikrai reikalingos visos šios funkcijos?
Nors mažoms įmonėms gali atrodyti, kad kai kurios funkcijos yra perteklinės, tačiau net ir mažiausios įmonės gali gauti naudos iš automatizuotų procesų. Daugelis šiuolaikinių apskaitos programų siūlo modulinę struktūrą, leidžiančią pasirinkti tik tas funkcijas, kurių reikia konkrečiam verslui. Ilgainiui investicija į gerą apskaitos programą atsipirks sutaupytu laiku ir sumažėjusia klaidų rizika.
Kaip užtikrinti duomenų saugumą naudojant debesinius apskaitos sprendimus?
Saugumas yra vienas svarbiausių aspektų renkantis apskaitos programą. Ieškokite sprendimų, kurie naudoja šiuolaikinius duomenų šifravimo metodus, užtikrina reguliarų duomenų atsarginių kopijų darymą ir atitinka tarptautinius saugumo standartus, tokius kaip ISO 27001. Taip pat svarbu įdiegti vidinę duomenų saugumo politiką įmonėje, įskaitant stiprius slaptažodžius ir dviejų faktorių autentifikavimą.
Kaip pasirinkti tinkamiausią apskaitos programą savo verslui?
Renkantis apskaitos programą, svarbu įvertinti ne tik jos funkcionalumą, bet ir pritaikomumą jūsų verslo specifikai. Atkreipkite dėmesį į integracijų galimybes su kitomis jūsų naudojamomis sistemomis, vartotojo sąsajos patogumą ir palaikymo paslaugų kokybę. Rekomenduojama išbandyti kelias programas prieš priimant galutinį sprendimą – daugelis tiekėjų siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį.
Ar verta investuoti į brangesnę apskaitos programą su daugiau funkcijų?
Sprendimas priklauso nuo jūsų verslo dydžio, sudėtingumo ir augimo planų. Brangesni sprendimai paprastai siūlo daugiau funkcijų ir geresnį pritaikomumą, tačiau svarbu įvertinti, ar šios papildomos funkcijos atneš realią naudą jūsų verslui. Kartais geriau pradėti nuo paprastesnio sprendimo ir vėliau pereiti prie sudėtingesnio, kai verslas auga ir jo poreikiai keičiasi.
Kaip paruošti buhalterijos komandą pereiti prie naujos apskaitos programos?
Perėjimas prie naujos apskaitos programos gali būti iššūkis, todėl svarbu tinkamai pasiruošti. Rekomenduojama investuoti į darbuotojų mokymą, sukurti aiškų perėjimo planą ir užtikrinti, kad esami duomenys būtų tinkamai perkelti į naują sistemą. Taip pat verta paskirti „čempionus” – darbuotojus, kurie išsamiai susipažins su nauja sistema ir galės padėti kitiems kolegoms.
