Biuro spausdinimas daugelyje įmonių vis dar laikomas antraeile išlaidų kategorija, tačiau pažvelgus į bendras sąnaudas paaiškėja, kad spausdinimo infrastruktūra gali sudaryti reikšmingą dalį organizacijos išlaidų. Įrenginių pirkimas, toneriai, remontas, techninė priežiūra ir IT administravimas ilgainiui gali kainuoti gerokai daugiau, nei iš pradžių planuojama.
Dėl šios priežasties vis daugiau įmonių pradeda analizuoti alternatyvas. Viena jų – spausdintuvų nuomos modelis, leidžiantis sumažinti pradines investicijas ir tiksliau kontroliuoti spausdinimo kaštus.
Tikroji spausdinimo kaina dažnai yra didesnė nei atrodo
Pirkdamos spausdinimo įrangą įmonės dažniausiai vertina tik pradinę įrenginio kainą, tačiau realios išlaidos atsiranda vėliau, kai pradeda kauptis eksploatacinės sąnaudos.
Tipinės spausdinimo infrastruktūros išlaidos apima:
- įrangos įsigijimą;
- tonerio ir kitų eksploatacinių medžiagų pirkimą;
- spausdintuvų remontą;
- techninę priežiūrą;
- IT administravimą;
- energijos sąnaudas;
- įrangos atnaujinimą.
Tarptautiniai tyrimai rodo, kad biuro spausdinimas gali sudaryti 1–3 % visų įmonės veiklos išlaidų, ypač organizacijose, kuriose spausdinama daug dokumentų.
Kai šios išlaidos nėra nuosekliai valdomos, jos gali augti nepastebimai.
Nuomos modelis leidžia sumažinti pradines investicijas
Vienas didžiausių nuomos modelio privalumų – nereikia didelės pradinės investicijos į įrangą. Įmonė gali naudotis modernia technika mokėdama fiksuotą mėnesinį mokestį.
Tai leidžia:
- išvengti didelių vienkartinių investicijų;
- išlaikyti stabilesnį pinigų srautą;
- lengviau planuoti biudžetą;
- greičiau atnaujinti technologijas.
Tokiu būdu įmonės gali investuoti savo finansinius resursus į pagrindinę veiklą, o ne į biuro techniką.
Mažiau netikėtų išlaidų
Vienas didžiausių spausdinimo infrastruktūros iššūkių yra nenuspėjamos išlaidos. Sugedęs įrenginys ar brangus remontas gali sukelti papildomų kaštų, kurie nebuvo numatyti biudžete. Nuomos modelyje daugeliu atvejų techninė priežiūra ir remontas jau būna įtraukti į paslaugos kainą. Tai reiškia, kad įmonė išvengia netikėtų finansinių išlaidų. Be to, įrangos priežiūra dažniausiai atliekama reguliariai, todėl sumažėja rimtesnių gedimų tikimybė.
Spausdinimo procesų optimizavimas
Nuomos sprendimai dažnai apima ir spausdinimo analizės įrankius. Jie leidžia įmonėms stebėti, kiek dokumentų spausdinama, kuriose vietose atsiranda didžiausios sąnaudos ir kaip galima optimizuoti procesus.
Tokios sistemos leidžia:
- sumažinti nereikalingą spausdinimą;
- optimizuoti įrenginių skaičių;
- sumažinti spalvoto spausdinimo kaštus;
- efektyviau paskirstyti spausdinimo apkrovas.
Kai spausdinimo infrastruktūra yra gerai valdoma, spausdintuvai tampa efektyviu darbo įrankiu, o ne papildomų išlaidų šaltiniu.
Kiek galima sutaupyti?
Spausdinimo optimizavimo projektai rodo, kad įmonės dažnai turi daugiau spausdinimo įrenginių, nei iš tikrųjų reikia. Tai lemia didesnes eksploatacines išlaidas ir sudėtingesnę priežiūrą.
Gartner analizė rodo, kad optimizavus spausdinimo infrastruktūrą ir pereinant prie valdomų spausdinimo paslaugų įmonės gali sumažinti spausdinimo išlaidas iki 20–30 %.
Didžiausias sutaupymas dažniausiai atsiranda dėl:
- efektyvesnio įrenginių naudojimo;
- mažesnių tonerio sąnaudų;
- mažesnio įrenginių skaičiaus;
- mažesnių remonto išlaidų.
Be to, sumažėja ir administracinė našta IT skyriui.
Technologijų atnaujinimas be papildomų investicijų
Biuro technologijos sparčiai tobulėja. Nauji spausdinimo sprendimai dažnai turi papildomas funkcijas: dokumentų skenavimą į debesiją, saugų spausdinimą ar integracijas su dokumentų valdymo sistemomis.
Kai įmonė perka įrangą, ji dažnai ją naudoja daug metų, net jei technologija jau pasenusi. Tuo tarpu nuomos modelis leidžia periodiškai atnaujinti įrangą be didelių investicijų. Tai leidžia įmonėms išlaikyti modernią spausdinimo infrastruktūrą ir pagerinti darbo procesus.
Lankstesnis verslo sprendimas
Verslo aplinka šiandien keičiasi greitai. Įmonės plečiasi, mažėja arba keičia darbo modelius. Tokiose situacijose lankstumas tampa labai svarbus.
Nuomos modelis leidžia lengviau pritaikyti spausdinimo infrastruktūrą prie įmonės poreikių. Jei keičiasi darbuotojų skaičius ar spausdinimo apimtys, įrangą galima koreguoti be didelių investicijų.
Būtent dėl šios priežasties vis daugiau organizacijų renkasi spausdinimo infrastruktūrą kaip paslaugą, kuri leidžia ne tik sumažinti išlaidas, bet ir efektyviau valdyti biuro technologijas.
